Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : septembre 2018

Le but de cette politique de confidentialité est de vous informer sur les types de renseignements personnels que MedicAlert Fondation Canada (« nous ») recueille, utilise et divulgue. Elle explique comment nous utilisons et divulguons les renseignements, les choix qui s’offrent à vous concernant leur utilisation et leur divulgation, et la façon de demander l’accès à ces renseignements ou leur correction.

Nous sommes fiers de démontrer notre engagement à respecter votre vie privée en nous alignant sur les lois et les règlements en matière de protection de la vie privée qui sont en vigueur actuellement au Canada.

De temps à autre, il se pourrait que nous apportions des modifications à cette déclaration de confidentialité. La déclaration de confidentialité est à jour à la date de la « dernière révision » qui figure à la fin de ce document. Notre chef de la protection des renseignements personnels est responsable d’assurer notre conformité à cette déclaration de confidentialité et à notre politique de confidentialité. Cette déclaration s’applique à tout renseignement que nous recueillons ou recevons à votre sujet, quelle qu’en soit la source.

1. Quel type de renseignements personnels détenons-nous?
2. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?
3. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
4. À qui fournissons-nous vos renseignements personnels?
5. Quand et comment obtenons-nous votre consentement?
6. Comment garantissons-nous la confidentialité de vos renseignements personnels lorsque nous traitons avec nos sociétés affiliées et avec des tiers?
7. Combien de temps allons-nous utiliser, divulguer ou conserver vos renseignements personnels?
8. Comment pouvez-vous consulter les renseignements personnels vous concernant que nous avons recueillis, utilisés ou divulgués?
9. Comment pouvez-vous savoir que les renseignements personnels vous concernant que nous détenons sont exacts?
10. Que faire si les renseignements que nous détenons sur vous sont inexacts?
11. Combien de temps allons-nous prendre pour répondre à vos demandes écrites?
12. Y a-t-il des coûts associés aux demandes d’information relatives aux renseignements personnels, à notre politique de confidentialité ou à nos pratiques en la matière?
13. Comment nous assurons-nous que c’est vraiment vous qui demandez à connaître vos renseignements personnels?
14. Quelles protections avons-nous mises en place pour protéger vos renseignements personnels?
15. Comment communiquer avec nous concernant l’accès à vos renseignements personnels, à notre politique de confidentialité ou à nos pratiques en la matière?

1. Quel type de renseignements personnels détenons-nous?

   Un renseignement personnel désigne tout renseignement qui permet de vous identifier. Voici quelques exemples de renseignements personnels que nous détenons : votre adresse postale, vos numéros de téléphone, votre adresse courriel, vos langues parlées, votre date de naissance, vos numéros d’identification, vos numéros de carte de crédit, des renseignements concernant les dons et des informations sur votre santé. Les renseignements personnels ne comprennent cependant pas votre nom et votre titre professionnel, ni l’adresse et le numéro de téléphone de l’entreprise ou de l’organisme où vous travaillez, et en règle générale, ne comprennent pas non plus l’information accessible dans un répertoire ou dans un registre public.

2. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

   Nous recueillerons toujours vos renseignements personnels par des moyens honnêtes et licites (par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire de demande, en personne, en ligne ou par téléphone). Le plus souvent, nous les recueillons directement auprès de vous, lorsque nous avons obtenu votre consentement pour ce faire. Occasionnellement, nous pouvons recueillir des renseignements personnels auprès d’un tiers, avec votre consentement, ou de toute autre manière autorisée par la loi.

3. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?

   Nous déterminons les fins pour lesquelles nous utilisons vos renseignements personnels avant ou au moment de recueillir ces renseignements auprès de vous et d’obtenir votre consentement, et dans tous les cas, avant de les utiliser. Nous utilisons généralement vos renseignements personnels uniquement aux fins auxquelles vous avez consenti, lesquelles peuvent inclure la fourniture de produits ou de services vous étant destinés, en veillant à entretenir une relation satisfaisante avec vous et à des fins internes, comme l’administration ou l’amélioration de nos sites Web. Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels de toute autre manière autorisée par la loi.

4. À qui fournissons-nous vos renseignements personnels?

   Nous divulguons vos renseignements personnels uniquement lorsque cela est nécessaire pour atteindre un but auquel vous avez consenti, ou à d’autres fins permises ou requises par la loi. Par exemple, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels :

   1. à des fournisseurs de services tiers avec lesquels nous avons un accord contractuel qui comprend des normes de confidentialité appropriées afin que ces derniers effectuent des tâches, comme graver les identifiants, assurer le fonctionnement du service téléphonique d’urgence, administrer la base de données ou offrir un soutien en matière de technologies de l’information;
   2. aux intervenants d’urgence et à d’autres fournisseurs de soins de santé, s’il y a lieu;
   3. à des tiers dans le cadre d’une transaction impliquant MedicAlert Fondation Canada en tout ou en partie, comme une fusion. Dans de telles circonstances, nous prenons des mesures raisonnables pour assurer la sécurité des renseignements avant leur divulgation;
   4. aux personnes à qui vous nous avez autorisés à communiquer de l’information;
   5. de toute autre manière autorisée par la loi.
5. Quand et comment obtenons-nous votre consentement?

   Nous obtenons généralement votre consentement avant de recueillir, et dans tous les cas, avant d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels. Nous obtenons votre consentement verbalement ou par écrit (sur papier ou en ligne). Avant de vous demander de fournir vos renseignements, nous vous expliquons généralement à quelles fins nous allons les utiliser ou les divulguer. Parfois, les objectifs sont évidents, auquel cas votre consentement peut être considéré comme implicite. S’il y a lieu, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels lorsqu’un tiers autorisé a donné un consentement en votre nom, ou de toute autre manière permise par la loi.

6. Comment garantissons-nous la confidentialité de vos renseignements personnels lorsque nous traitons avec nos sociétés affiliées et avec des tiers?

   Nous nous assurons que toutes nos sociétés affiliées et les autres tiers engagés pour fournir des services en notre nom et auxquels nous confions des renseignements personnels sont tenus par contrat de respecter l’esprit de cette déclaration de confidentialité, de notre politique confidentialité et de nos pratiques en la matière.

7. Combien de temps allons-nous utiliser, divulguer ou conserver vos renseignements personnels?

   Nous pouvons conserver vos renseignements personnels, votre correspondance ou vos commentaires dans un dossier qui vous est propre, à nos bureaux, au Centre II Morneau Shepell, 895, rue Don Mills, bureau 600, Toronto (Ontario) M3C 1W3. Nous utilisons, divulguons ou conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis et tel que permis ou requis par la loi. Nous établissons des périodes et des procédures de conservation minimales et maximales pour la conservation et la destruction de vos renseignements personnels.

8. Comment pouvez-vous consulter les renseignements personnels vous concernant que nous avons recueillis, utilisés ou divulgués?

   À votre demande écrite, nous vous donnerons accès aux renseignements personnels vous concernant que nous avons recueillis, utilisés ou divulgués, dans la mesure prévue par la loi. Nous vous donnerons accès à ces renseignements sous une forme généralement compréhensible. Cela comprend une explication des abréviations ou des codes.

9. Comment pouvez-vous savoir que les renseignements personnels vous concernant que nous détenons sont exacts?

   Nous veillons à ce que vos renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que nécessaire. Règle générale, nous n’actualisons pas régulièrement vos renseignements personnels à jour. Nous comptons sur vous pour nous fournir des mises à jour au besoin. Les abonnés peuvent actualiser leurs renseignements dans Mon MedicAlert.

10. Que faire si les renseignements que nous détenons sur vous sont inexacts?

    Vous pouvez, à tout moment, contester l’exactitude ou l’exhaustivité des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Si vous démontrez que ces derniers sont inexacts ou incomplets, nous les modifierons comme demandé. Le cas échéant, nous fournirons les renseignements modifiés aux tiers qui ont accès à vos renseignements personnels.

11. Combien de temps allons-nous prendre pour répondre à vos demandes écrites?

    Nous tentons de répondre à chaque demande écrite visant à accéder à vos renseignements personnels, à les corriger ou à révoquer votre consentement au plus tard dans les trente (30) jours (ou 45 jours, si vous habitez en Alberta) suivant la réception d’une telle demande. Nous vous aviserons par écrit si nous ne pouvons répondre à votre demande à l’intérieur de ce délai et vous informerons des motifs qui expliquent la prolongation des démarches. Vous avez le droit de déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée du Canada ou du commissaire de votre province en ce qui a trait au respect de ce délai.

12. Y a-t-il des coûts associés aux demandes d’information relatives aux renseignements personnels, à notre politique de confidentialité ou à nos pratiques en la matière?

    Il n’y a pas de frais liés à l’obtention d’une copie de notre déclaration de confidentialité. Dans certaines circonstances, nous pouvons exiger des frais raisonnables pour couvrir le coût de la transcription, de la reproduction ou de la transmission de vos renseignements personnels. Nous n’établirons pas ces frais sans vous fournir au préalable une estimation du montant. Vous devrez ensuite nous informer dans les trente (30) jours si vous acceptez d’acquitter les frais et si vous souhaitez que l’on poursuive le traitement de votre demande. Si vous ne nous en informez pas à l’intérieur de ce délai, nous vous enverrons un autre avis indiquant que vous serez réputé avoir retiré votre demande d’accès à moins que vous nous avisiez du contraire dans les trente (30) jours. Si, après l’expiration de ce délai de trente jours, vous ne nous avez pas indiqué si vous souhaitez poursuivre ou retirer votre demande, nous estimerons que vous avez annulé cette dernière et vous enverrons un avis écrit à cet effet.

13. Comment nous assurons-nous que c’est vraiment vous qui demandez à connaître vos renseignements personnels?

    Afin de vous donner accès à l’information sur l’existence, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels, nous pouvons vous demander de fournir suffisamment de renseignements permettant de vous identifier. Ces renseignements seront uniquement utilisés à cette fin, sauf si nous avons obtenu votre consentement pour les utiliser ou les divulguer à d’autres fins.

14. Quelles protections avons-nous mises en place pour protéger vos renseignements personnels?

    Nous avons mis en place des mesures de sécurité physique, organisationnelle, contractuelle et technologique pour protéger vos renseignements personnels contre la perte et le vol, et contre tout accès, divulgation, reproduction, utilisation ou modification non autorisé. Les seuls employés et fournisseurs qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux dont le travail ou les fonctions l’exigent ou qui en ont raisonnablement besoin pour accomplir leurs tâches.

15. Comment communiquer avec nous concernant l’accès à vos renseignements personnels, à notre politique de confidentialité ou à nos pratiques en la matière?

    Tous les commentaires, questions, préoccupations ou plaintes concernant vos renseignements personnels, notre politique de confidentialité et nos pratiques en la matière doivent être transmis à notre chef de la protection des renseignements personnels de l’une des manières suivantes.

    Par écrit :

    À l’attention de Michael Shreve
    Chef de la protection des renseignements personnels
    MedicAlert Fondation Canada
    Centre II Morneau Shepell
    895, rue Don Mills, bureau 600
    Toronto (Ontario) M3C 1W3
    
    mshreve@medicalert.ca
    Par téléphone:
    1.800.668-6381, poste 1243

    Nous vous informerons des procédures à suivre lorsque vous faites une demande de renseignements, contestez une décision ou déposez une plainte.